E-mail marketing voor financieel adviseurs

8 tips om je database te verzilveren

Blog 8 8 tips om je database te verzilveren 3Als assurantieondernemer heb je “de luxe” dat een (groot) deel van je omzet doorlopend is. Je hoeft immers niet elke maand nieuwe klanten te werven omdat jouw teller op nul staat.

Maar hierin zit ook een gevaar. Want in jouw onbezorgdheid, zou het zomaar kunnen gebeuren dat je je klanten niet echt als belangrijke relaties behandelt.

Je bent blij dat je werk zo goed loopt. Je gaat met plezier naar je comfortabele kantoor of werkt vanuit huis, en je rijdt in een fijne auto. Maar besef je eigenlijk wel wat je werkelijk kostbaarste bezit is, zakelijk gezien? Dat je database met klanten datgene is wat jou maakt… of breekt?!

Natuurlijk zijn er altijd redenen waarom sommige klanten toch weggaan. Maar als jij je klanten en prospects behandelt als belangrijke relaties krijg je altijd iets terug. In tijden waarin het moeilijk gaat zijn het juist deze belangrijke relaties die je helpen met nieuwe opportunities. Daarom geef ik je 8 tips om je database te koesteren en je klantencontact te verzilveren. Doe er je voordeel mee!

 

8 tips om met Email marketing te werken aan belangrijke relaties.

1.  Vraag altijd en overal minimale contactgegevens.

Zorg dat jij, maar ook je personeel, altijd en overal minimale contact gegevens vraagt voor jouw e-mail database. En minimale gegevens zijn voornaam en e-mail adres. Natuurlijk kun je meer informatie vragen maar maak er geen kruisverhoor van omdat mensen dan afhaken (zeker bij inschrijfformulieren op websites is dit vaak het geval).

– Vraag erom bij iedereen die je kantoor belt.
– Vraag erom bij elke bezoeker die zich meldt op kantoor
– Vraag erom bij elke netwerkbijeenkomst
– Vraag erom op je website….

Schroom niet en vraag. En zorg uiteraard dat je een waardevolle, passende beloning voor ze hebt, bijvoorbeeld een goede nieuwsbrief waarmee je gemakkelijk contact houdt.

2.  Geef meer dan mensen verwachten.Blog 8 8 tips om je database te verzilveren 2

Waar in mijn ogen de meeste assurantieondernemers de mist mee ingaan, is dat ze een e-mail nieuwsbrief maken die eruit ziet als een soort reclamefolder. Een soort ‘me, myself&I-show, waarin ze vertellen hoe goed ze zijn en welke producten je moet kopen als klant. Ik weet niet hoe jij omgaat met reclamefolders maar bij mij gaan ze direct in de oudpapierbak.

Hoe meer WAARDE je geeft aan jouw klanten en prospects (en met waarde bedoel ik tips en informatie die ZIJ goed kunnen gebruiken), des te meer waardering je krijgt als assurantieondernemer. En dit betaalt zich terug in harde euro’s.

3.  Houd het kort

Hoe korter je e-mail, hoe groter de kans dat mensen hem helemaal lezen. Plaats alleen een teaser in je e-mail die uitnodigt voor een artikel op jouw website. Dit creëert extra traffic op jouw website. Het artikel zelf mag gerust wat langer. Tussen de 500 en 800 woorden is prima, zolang het maar informatie is en geen reclame.

4.  Maak je artikel persoonlijk

Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk persoonlijk en op maat communiceert. Kijk goed welke opties jouw assurantiesoftwarepakket biedt. Het is cruciaal dat je mensen persoonlijk aanspreekt met hun voornaam. “Beste Annelies,” . Nog mooier is het om ook de onderwerp-regel van je mail persoonlijk te maken.

5.  Voeg “call to action” toe

Als je wilt dat je klanten of prospects iets kopen, vraag het. Zorg dat je open, eerlijk en oprecht bent.

Wees duidelijk over wat je wilt. “Ik wil dat je een klantwaarde-workshop bij jou op kantoor boekt voor jouw en je mensen”.

Zorg dat je “call to action” linkt naar extra uitgebreide informatie op je website.

6.  Maak het voor mensen makkelijk zich af te melden.

Ten eerste vermijd je zo dat mensen jouw e-mails aanmerken als spam. Ten tweede neemt je kwaliteit van je mailinglijst toe omdat mensen zich gecommitteerd hebben. Het gaat om de kwaliteit van je mailinglijst en niet om alleen om de aantallen.

Het makkelijkste is dat mensen zichzelf kunnen afmelden, kijk ook hier naar de mogelijkheden in je assurantiesoftwarepakket. Als je het zelf handmatig moet aan- of afvinken dan levert het onnodig extra werk op.

7.  Leer van je ervaringen

Je klanten en prospects laten door hun gedrag weten wat ze willen. Luister naar ze en leer er van. Als ze zich collectief afmelden is jouw informatie (in de ogen van jouw klanten en prospects) niet waardevol. Reageren ze op jouw “call to action” dan doe je kennelijk iets goed…

Leer elke keer van je nieuwsbrief, wat ging goed en wat kan beter.

Onderzoek en vraag je klanten in een persoonlijk gesprek wat ze belangrijk vinden en waar je ze mee kunt helpen. Gebruik dit om de waarde van jouw informatie te verbeteren. Het klinkt misschien raar, maar hoe meer tijd, inzet en aandacht jij besteedt aan de kwaliteit en het gebruik van je e-mail database, hoe hoger je omzet.

8.  Werk systematisch en consequent

Door stelselmatig (minimaal elke maand) waardevolle informatie te sturen naar jouw klanten en prospects bouw je een relaties op. Een goede relatie met je klanten is HET onderscheidende vermogen van elke assurantieondernemer. En een relatie is – in mijn ogen – niks meer dan het AANTAL contactmomenten X de WAARDE van het contactmoment.

Laat mij weten in het reactieveld hieronder wat jij nog mist om een goede relatie op te bouwen met jouw klanten via e-mailmarketing. Wie weet heb ik nog een gouden tip waarmee jij vandaag het verschil maakt voor jouw toekomst!

Succes

Ruud Wildschut

9 tips voor het verzamelen van meer e-mailadressen

Financieel adviseurs krijgen van mensen een stuk hogere rapportcijfers dan banken en verzekeraars, zo blijkt uit recent GFK onderzoek. Maar ze verwachten wel dat de adviseur meer proactief contact opneemt. Een persoonlijke e-mail geniet de voorkeur. Uit onze ervaring blijkt dat veel financieel adviseurs slechts van 40% van hun relaties een e-mailadres heeft. Herkenbaar? 

Met onderstaande tips verhoog je het aantal ‘actieve’ e-mailadressen om te gebruiken voor e-mailcommunicatie, zoals een nieuwsbrief. E-mailadressen bieden je een belangrijke basis voor het opbouwen van een relevant en efficiënt ritme van contact met relaties.

Tip 1. Maak een overzicht van het aantal aanwezige en ontbrekende e-mailadressen

Draai een overzicht van je relaties uit je administratie of CRM-systeem en controleer van wie je wel en geen e-mailadres hebt.
Zoek ontbrekende relaties op in jouw Outlook of ander e-mailprogramma. Mogelijk heb je eerder e-mailcorrespondentie gehad met deze relatie, maar niet in je systeem opgeslagen. Vul alle e-mailadressen die je op deze manier vindt in je systeem.

Extra tip!

Maak van iedere relatie van wie je een e-mail ontvangt een contactpersoon in Outlook. Vervolgens kun je de contactgegevens uit Outlook exporteren in Excel. Bekijk hoe je deze export eenvoudig maakt.

Deze Excel match je met de output uit je administratie of CRM-systeem. Het volledige bestand kun je vervolgens gebruiken voor e-mailcommunicatie.

Tip 2. Zorg voor de juiste gegevens om aan te schrijven

Controleer of de gegevens om relaties aan te schrijven juist in je systeem staan. Is het geslacht correct ingevuld, de voornaam, tussenvoegsel en achternaam? Gaat dit ook goed bij getrouwde mensen? Alleen met correcte notatie van gegevens kun je iemand persoonlijk aanspreken met bijvoorbeeld de heer van Tellingen of mevrouw Smit – van Tellingen.

Veel voorkomende fouten of onvolledigheid die wij tegenkomen tijdens controle bij onze klanten:

  • Geslacht niet ingevuld. Iemand kan dan niet als heer of mevrouw worden aangeschreven, het wordt dan geachte heer/mevrouw. Dit helpt niet bij een persoonlijke benadering.
  • Achternaamveld gebruikt voor een bedrijfsnaam of bepaalde melding bijvoorbeeld ‘NIKS VERSTUREN’, ‘niet benaderen’, ‘niet bekend’, ‘geen klant meer’, ‘familie’, ‘relatie’, ‘overleden’, etc… Iemand waarvan het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer Tellingen NIKS VERSTUREN’, of ‘geachte mevrouw overleden’…
  • Tussenvoegsel in zowel het tussenvoegselveld als in het achternaamveld. Iemand waar het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer van van Tellingen’.
  • Straatnaam ingevuld in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte mevrouw Blokkade 2’
  • Bedrijfsnaam in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Timmerbedrijf Enschede’
  • ‘Tellingen en/of’, of ‘Tellingen &’. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen en/of’
  • Achternaam met een klantnummer. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen 12334’
  • E-mailadressen die ingevuld zijn met ik@weethetniet.nl, on@bekend.nl, pieter@.nl

Reden genoeg om de basisgegevens op orde te krijgen, en eens heel nauwkeurig te kijken naar de huidige gegevens. Zorg ook dat iedereen die klantgegevens invoert, heel goed weet waarvoor deze informatie gebruikt wordt en hoe het ingevoerd moet worden.

Je kunt ook kiezen voor een geautomatiseerde oplossing via data quality leveranciers. Hiermee worden automatisch de juiste adresgegevens achterhaald van de mensen uit jouw relatiebestand. Bijvoorbeeld ook als ze verhuisd zijn.

Tip 3. Gebruik social media voor het opspeuren van e-mailadressen

Kijk of je met de ontbrekende relaties ‘geconnect’ bent via social media. Als dat zo is kun je daar vaak het actieve e-mailadres vandaan halen. Verwerk deze e-mailadressen vervolgens in je administratie of CRM-systeem.

Let op dat bij een Linkedin profiel vaak het zakelijke e-mailadres vermeld staat.

Tip 4. Stuur een uitnodigende kaart of brief

Stuur een kaart of brief aan de mensen van wie je het (actieve) e-mailadres niet hebt. Zorg voor een duidelijke en overtuigende reden waarom mensen zich willen aanmelden voor je nieuwsbrief. Doe ze een concreet aanbod en zorg dat ze gelijk iets krijgen.

Mijn voorkeur gaat uit naar iets gerelateerd aan jouw dienstverlening. Bijvoorbeeld een interessant e-book met financiële tips. Een staatslot kan ook goed werken, maar ik vind dat mensen zich dan om een verkeerde reden aanmelden. Het gaat om hun interesse in de informatie die jij biedt via e-mailcommunicatie. Die moet zo relevant zijn, dat iemand het wil ontvangen.

Zorg voor een efficiënt en volledig aanmeldproces via je website. Geef in de kaart of brief een unieke registratiecode waarmee men zich via je website kan aanmelden. Zorg voor een automatisch en persoonlijk bevestigingsbericht, waarin men de aanmelding kan bevestigen. En geef natuurlijk gelijk hetgeen je hebt aangeboden.

Geef ook alternatieve aanmeldingsmogelijkheden zoals:

  • Telefoonnummer dat ze kunnen bellen
  • E-mailadres om aan te melden
  • Antwoordkaart om per post terug te sturen

Maak het jouw relaties zo makkelijk mogelijk zich aan te melden.

Tip 5. Verzamel e-mailadressen tijdens ieder telefoongesprek

Zorg voor een cultuur waarin jij en al je collega’s bij ieder telefoongesprek het e-mailadres vragen of controleren. En registreer deze gelijk in je systeem.

Tip 6. Nabellen met een overtuigende boodschap

Als je relaties actief gaat (laten) bellen om hun e-mailadres te verkrijgen, kun je gebruik maken van een belscript. Zorg dat deze goed aansluit op je kantoor. Maak het geen strak ‘voorgeprogrammeerd’ vragenlijstje maar probeer het gesprek spontaan, persoonlijk en vrij te houden. Stel ook extra controlevragen op naam, adres en andere gezinsleden voor wie de nieuwsbrief ook interessant kan zijn.

Vraag mensen of ze op dit moment bepaalde financiële vragen hebben die je kunt beantwoorden, of maak een afspraak als daar behoefte aan is.

Tip 7. Maak je e-mailnieuwsbrief en/of interessant aanbod overal bekend

Neem in alle standaardcorrespondentie met relaties (zoals brieven, Outlook handtekening, social media, advertenties folders e.d.) een mogelijkheid op waarmee men zich kan aanmelden voor je nieuwsbrief. Verwijs naar de inschrijfpagina op je website.

3 voorbeeld teksten voor brief, advertentie e.d.:

Ontvang gratis financiële tips! Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

Meer inzicht in uw eigen financiële situatie? Lees elke <maand> onze gratis tips!

Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

 

Voorbeeld tekst op je LinkedIn profiel

Linkedin website instellingen

 Ga naar Edit profile -> klik op ‘edit’ bij websites en kies in de pulldown bij websites ‘other’. Vul daar bijvoorbeeld in:

‘Ontvang gratis financiële tips’

Gebruik de url van de inschrijfpagina in het rechter invulveld.

Tip 8. Maak van e-mailadressen verzamelen een team project met beloning

Pak het verzamelen van e-mailadressen projectmatig als team aan. Als je weet hoeveel e-mailadressen ontbreken, stel je een doel wanneer je deze wilt hebben verzameld. Maak van dit doel vervolgens hapklare brokken.

Stel, 1000 e-mailadressen ontbreken en jouw team bestaat uit 5 personen. Binnen 6 maanden wil je 90% van de ontbrekende e-mailadressen verzameln.

Dit betekent dat 5 mensen 900 e-mailadressen moeten verzamelen in ongeveer 24 werkweken (- 2 vakantieweken). Dat is 180 e-mailadressen per persoon, of 7 ½ per week. Dat maakt het lekker tastbaar en behapbaar.

Iedere week meten jullie de voortgang met elkaar. Voeg ook een wedstrijd of beloningscomponent toe. Bijvoorbeeld een e-mailpotje waarin vanuit het bedrijf 1 euro per nieuw e-mailadres wordt gestopt. Tel maandelijks de opbrengst, en ga met elkaar iets leuks doen als jullie je doel van de maand behaald hebben.

Zorg dat iedereen het belang van deze activiteit inziet voor het opbouwen van duurzame klantrelaties en de strategische marketingdoelstellingen van het bedrijf.

De directie kan dit extra versterken door het bij iedereen onder de aandacht te brengen via interne communicatie. En hieraan ook een afdelings- en persoonlijke doelstelling te koppelen.

Tip 9. Zorg op jouw website voor een aantrekkelijke nieuwsbriefaanmelding.

Zorg ervoor dat mensen zich op jouw website voor een nieuwsbrief kunnen aanmelden. Plaats deze aanmeldoptie in ieder geval op de homepage en op alle pagina’s waar nieuwsberichten staan. Bedenk hierbij dat mensen via een zoekmachine direct op een nieuwspagina binnen jouw website kunnen komen. Je wilt dat ze zich gelijk op die pagina kunnen aanmelden.

Zorg voor aantrekkelijke tekst en beeld die mensen overtuigt zich aan te melden. Verplicht mensen ook niet teveel gegevens in te vullen.

Hiernaast zie je een voorbeeld van een nieuwsbrief aanmelding. Voor een zo laag mogelijke drempel kun je iemand alleen met een e-mail adres laten aanmelden. Wil je iemand gelijk persoonlijk aan kunnen schrijven, heb je de gegevens zoals in dit voorbeeld minimaal nodig.

Hoe ga jij in 2014 meer e-mailadressen verzamelen?

Als je met deze 9 tips aan de slag gaat kun je snel groeien in het aantal e-mailadressen.

Natuurlijk zijn er nog tal van andere mogelijkheden om e-mailadressen te verzamelen. Heb jij andere succesvolle ervaringen of ideeën? Deel ze hieronder.

Voor meer informatie en ondersteuning kun je ook altijd contact opnemen met een van onze communicatiespecialisten. Wil je aan de slag met e-mail marketing dan helpen we je ook graag met maatwerk of kant en klare e-mail communicatieprogramma’s.