E-mail adressen verzamelen

9 tips voor het verzamelen van meer e-mailadressen

Financieel adviseurs krijgen van mensen een stuk hogere rapportcijfers dan banken en verzekeraars, zo blijkt uit recent GFK onderzoek. Maar ze verwachten wel dat de adviseur meer proactief contact opneemt. Een persoonlijke e-mail geniet de voorkeur. Uit onze ervaring blijkt dat veel financieel adviseurs slechts van 40% van hun relaties een e-mailadres heeft. Herkenbaar? 

Met onderstaande tips verhoog je het aantal ‘actieve’ e-mailadressen om te gebruiken voor e-mailcommunicatie, zoals een nieuwsbrief. E-mailadressen bieden je een belangrijke basis voor het opbouwen van een relevant en efficiënt ritme van contact met relaties.

Tip 1. Maak een overzicht van het aantal aanwezige en ontbrekende e-mailadressen

Draai een overzicht van je relaties uit je administratie of CRM-systeem en controleer van wie je wel en geen e-mailadres hebt.
Zoek ontbrekende relaties op in jouw Outlook of ander e-mailprogramma. Mogelijk heb je eerder e-mailcorrespondentie gehad met deze relatie, maar niet in je systeem opgeslagen. Vul alle e-mailadressen die je op deze manier vindt in je systeem.

Extra tip!

Maak van iedere relatie van wie je een e-mail ontvangt een contactpersoon in Outlook. Vervolgens kun je de contactgegevens uit Outlook exporteren in Excel. Bekijk hoe je deze export eenvoudig maakt.

Deze Excel match je met de output uit je administratie of CRM-systeem. Het volledige bestand kun je vervolgens gebruiken voor e-mailcommunicatie.

Tip 2. Zorg voor de juiste gegevens om aan te schrijven

Controleer of de gegevens om relaties aan te schrijven juist in je systeem staan. Is het geslacht correct ingevuld, de voornaam, tussenvoegsel en achternaam? Gaat dit ook goed bij getrouwde mensen? Alleen met correcte notatie van gegevens kun je iemand persoonlijk aanspreken met bijvoorbeeld de heer van Tellingen of mevrouw Smit – van Tellingen.

Veel voorkomende fouten of onvolledigheid die wij tegenkomen tijdens controle bij onze klanten:

  • Geslacht niet ingevuld. Iemand kan dan niet als heer of mevrouw worden aangeschreven, het wordt dan geachte heer/mevrouw. Dit helpt niet bij een persoonlijke benadering.
  • Achternaamveld gebruikt voor een bedrijfsnaam of bepaalde melding bijvoorbeeld ‘NIKS VERSTUREN’, ‘niet benaderen’, ‘niet bekend’, ‘geen klant meer’, ‘familie’, ‘relatie’, ‘overleden’, etc… Iemand waarvan het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer Tellingen NIKS VERSTUREN’, of ‘geachte mevrouw overleden’…
  • Tussenvoegsel in zowel het tussenvoegselveld als in het achternaamveld. Iemand waar het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer van van Tellingen’.
  • Straatnaam ingevuld in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte mevrouw Blokkade 2’
  • Bedrijfsnaam in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Timmerbedrijf Enschede’
  • ‘Tellingen en/of’, of ‘Tellingen &’. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen en/of’
  • Achternaam met een klantnummer. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen 12334’
  • E-mailadressen die ingevuld zijn met ik@weethetniet.nl, on@bekend.nl, pieter@.nl

Reden genoeg om de basisgegevens op orde te krijgen, en eens heel nauwkeurig te kijken naar de huidige gegevens. Zorg ook dat iedereen die klantgegevens invoert, heel goed weet waarvoor deze informatie gebruikt wordt en hoe het ingevoerd moet worden.

Je kunt ook kiezen voor een geautomatiseerde oplossing via data quality leveranciers. Hiermee worden automatisch de juiste adresgegevens achterhaald van de mensen uit jouw relatiebestand. Bijvoorbeeld ook als ze verhuisd zijn.

Tip 3. Gebruik social media voor het opspeuren van e-mailadressen

Kijk of je met de ontbrekende relaties ‘geconnect’ bent via social media. Als dat zo is kun je daar vaak het actieve e-mailadres vandaan halen. Verwerk deze e-mailadressen vervolgens in je administratie of CRM-systeem.

Let op dat bij een Linkedin profiel vaak het zakelijke e-mailadres vermeld staat.

Tip 4. Stuur een uitnodigende kaart of brief

Stuur een kaart of brief aan de mensen van wie je het (actieve) e-mailadres niet hebt. Zorg voor een duidelijke en overtuigende reden waarom mensen zich willen aanmelden voor je nieuwsbrief. Doe ze een concreet aanbod en zorg dat ze gelijk iets krijgen.

Mijn voorkeur gaat uit naar iets gerelateerd aan jouw dienstverlening. Bijvoorbeeld een interessant e-book met financiële tips. Een staatslot kan ook goed werken, maar ik vind dat mensen zich dan om een verkeerde reden aanmelden. Het gaat om hun interesse in de informatie die jij biedt via e-mailcommunicatie. Die moet zo relevant zijn, dat iemand het wil ontvangen.

Zorg voor een efficiënt en volledig aanmeldproces via je website. Geef in de kaart of brief een unieke registratiecode waarmee men zich via je website kan aanmelden. Zorg voor een automatisch en persoonlijk bevestigingsbericht, waarin men de aanmelding kan bevestigen. En geef natuurlijk gelijk hetgeen je hebt aangeboden.

Geef ook alternatieve aanmeldingsmogelijkheden zoals:

  • Telefoonnummer dat ze kunnen bellen
  • E-mailadres om aan te melden
  • Antwoordkaart om per post terug te sturen

Maak het jouw relaties zo makkelijk mogelijk zich aan te melden.

Tip 5. Verzamel e-mailadressen tijdens ieder telefoongesprek

Zorg voor een cultuur waarin jij en al je collega’s bij ieder telefoongesprek het e-mailadres vragen of controleren. En registreer deze gelijk in je systeem.

Tip 6. Nabellen met een overtuigende boodschap

Als je relaties actief gaat (laten) bellen om hun e-mailadres te verkrijgen, kun je gebruik maken van een belscript. Zorg dat deze goed aansluit op je kantoor. Maak het geen strak ‘voorgeprogrammeerd’ vragenlijstje maar probeer het gesprek spontaan, persoonlijk en vrij te houden. Stel ook extra controlevragen op naam, adres en andere gezinsleden voor wie de nieuwsbrief ook interessant kan zijn.

Vraag mensen of ze op dit moment bepaalde financiële vragen hebben die je kunt beantwoorden, of maak een afspraak als daar behoefte aan is.

Tip 7. Maak je e-mailnieuwsbrief en/of interessant aanbod overal bekend

Neem in alle standaardcorrespondentie met relaties (zoals brieven, Outlook handtekening, social media, advertenties folders e.d.) een mogelijkheid op waarmee men zich kan aanmelden voor je nieuwsbrief. Verwijs naar de inschrijfpagina op je website.

3 voorbeeld teksten voor brief, advertentie e.d.:

Ontvang gratis financiële tips! Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

Meer inzicht in uw eigen financiële situatie? Lees elke <maand> onze gratis tips!

Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

 

Voorbeeld tekst op je LinkedIn profiel

Linkedin website instellingen

 Ga naar Edit profile -> klik op ‘edit’ bij websites en kies in de pulldown bij websites ‘other’. Vul daar bijvoorbeeld in:

‘Ontvang gratis financiële tips’

Gebruik de url van de inschrijfpagina in het rechter invulveld.

Tip 8. Maak van e-mailadressen verzamelen een team project met beloning

Pak het verzamelen van e-mailadressen projectmatig als team aan. Als je weet hoeveel e-mailadressen ontbreken, stel je een doel wanneer je deze wilt hebben verzameld. Maak van dit doel vervolgens hapklare brokken.

Stel, 1000 e-mailadressen ontbreken en jouw team bestaat uit 5 personen. Binnen 6 maanden wil je 90% van de ontbrekende e-mailadressen verzameln.

Dit betekent dat 5 mensen 900 e-mailadressen moeten verzamelen in ongeveer 24 werkweken (- 2 vakantieweken). Dat is 180 e-mailadressen per persoon, of 7 ½ per week. Dat maakt het lekker tastbaar en behapbaar.

Iedere week meten jullie de voortgang met elkaar. Voeg ook een wedstrijd of beloningscomponent toe. Bijvoorbeeld een e-mailpotje waarin vanuit het bedrijf 1 euro per nieuw e-mailadres wordt gestopt. Tel maandelijks de opbrengst, en ga met elkaar iets leuks doen als jullie je doel van de maand behaald hebben.

Zorg dat iedereen het belang van deze activiteit inziet voor het opbouwen van duurzame klantrelaties en de strategische marketingdoelstellingen van het bedrijf.

De directie kan dit extra versterken door het bij iedereen onder de aandacht te brengen via interne communicatie. En hieraan ook een afdelings- en persoonlijke doelstelling te koppelen.

Tip 9. Zorg op jouw website voor een aantrekkelijke nieuwsbriefaanmelding.

Zorg ervoor dat mensen zich op jouw website voor een nieuwsbrief kunnen aanmelden. Plaats deze aanmeldoptie in ieder geval op de homepage en op alle pagina’s waar nieuwsberichten staan. Bedenk hierbij dat mensen via een zoekmachine direct op een nieuwspagina binnen jouw website kunnen komen. Je wilt dat ze zich gelijk op die pagina kunnen aanmelden.

Zorg voor aantrekkelijke tekst en beeld die mensen overtuigt zich aan te melden. Verplicht mensen ook niet teveel gegevens in te vullen.

Hiernaast zie je een voorbeeld van een nieuwsbrief aanmelding. Voor een zo laag mogelijke drempel kun je iemand alleen met een e-mail adres laten aanmelden. Wil je iemand gelijk persoonlijk aan kunnen schrijven, heb je de gegevens zoals in dit voorbeeld minimaal nodig.

Hoe ga jij in 2014 meer e-mailadressen verzamelen?

Als je met deze 9 tips aan de slag gaat kun je snel groeien in het aantal e-mailadressen.

Natuurlijk zijn er nog tal van andere mogelijkheden om e-mailadressen te verzamelen. Heb jij andere succesvolle ervaringen of ideeën? Deel ze hieronder.

Voor meer informatie en ondersteuning kun je ook altijd contact opnemen met een van onze communicatiespecialisten. Wil je aan de slag met e-mail marketing dan helpen we je ook graag met maatwerk of kant en klare e-mail communicatieprogramma’s.

3 antwoorden
  1. Martijn
    Martijn zegt:

    bedankt voor deze handige tips.

    Persoonlijk zou ik er voor kiezen om bij #9 voor alleen een e-mail adres. Met een follow-up kan je vervolgens de rest van de gegevens opvragen.

    Beantwoorden
    • Michiel Schoonhoven SMP
      Michiel Schoonhoven SMP zegt:

      Hoi Martijn,

      Dank voor je reactie. Inderdaad is het goede overweging bij #9 alleen een e-mail adres te vragen om de drempel voor aanmelding zo laag mogelijk te maken. Wil je iemand gelijk persoonlijk met naam aan kunnen schrijven, heb je de gegevens zoals in dit voorbeeld nodig.

      Groet
      Michiel

      Beantwoorden
  2. Niels de Blaauw
    Niels de Blaauw zegt:

    Goed stuk, erg duidelijk.

    Nog interessant om toe te voegen: E-mail adressen hebben vaak een beperkte houdbaarheid. Contactpersonen gaan uit dienst of het aanspreekpunt binnen een bedrijf verandert. Het moet dus ook makkelijk zijn voor diegene die interesse hebben in wat u te melden heeft hun eigen e-mailadres aan te passen (of dat u dat voor hen doet).

    Let ook op bij tip 3, dat het kennen van iemand nog niet voldoende reden is om deze persoon ook commerciële boodschappen te mogen versturen.

    Bij tip 2: Wij hebben in ons adressen beheer systeem hier ook rekening mee gehouden. Door bijvoorbeeld statistieken van volledigheid te tonen over klantgegevens. Of het automatisch invullen van ontbrekende gegevens. Ook dingen als correctheid van e-mailadressen en geldigheid van telefoonnummers vallen eenvoudig door computersystemen te herkennen en te corrigeren. Neemt weer wat werk uit handen!

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

*