9 tips voor het verzamelen van meer e-mailadressen

Financieel adviseurs krijgen van mensen een stuk hogere rapportcijfers dan banken en verzekeraars, zo blijkt uit recent GFK onderzoek. Maar ze verwachten wel dat de adviseur meer proactief contact opneemt. Een persoonlijke e-mail geniet de voorkeur. Uit onze ervaring blijkt dat veel financieel adviseurs slechts van 40% van hun relaties een e-mailadres heeft. Herkenbaar? 

Met onderstaande tips verhoog je het aantal ‘actieve’ e-mailadressen om te gebruiken voor e-mailcommunicatie, zoals een nieuwsbrief. E-mailadressen bieden je een belangrijke basis voor het opbouwen van een relevant en efficiënt ritme van contact met relaties.

Tip 1. Maak een overzicht van het aantal aanwezige en ontbrekende e-mailadressen

Draai een overzicht van je relaties uit je administratie of CRM-systeem en controleer van wie je wel en geen e-mailadres hebt.
Zoek ontbrekende relaties op in jouw Outlook of ander e-mailprogramma. Mogelijk heb je eerder e-mailcorrespondentie gehad met deze relatie, maar niet in je systeem opgeslagen. Vul alle e-mailadressen die je op deze manier vindt in je systeem.

Extra tip!

Maak van iedere relatie van wie je een e-mail ontvangt een contactpersoon in Outlook. Vervolgens kun je de contactgegevens uit Outlook exporteren in Excel. Bekijk hoe je deze export eenvoudig maakt.

Deze Excel match je met de output uit je administratie of CRM-systeem. Het volledige bestand kun je vervolgens gebruiken voor e-mailcommunicatie.

Tip 2. Zorg voor de juiste gegevens om aan te schrijven

Controleer of de gegevens om relaties aan te schrijven juist in je systeem staan. Is het geslacht correct ingevuld, de voornaam, tussenvoegsel en achternaam? Gaat dit ook goed bij getrouwde mensen? Alleen met correcte notatie van gegevens kun je iemand persoonlijk aanspreken met bijvoorbeeld de heer van Tellingen of mevrouw Smit – van Tellingen.

Veel voorkomende fouten of onvolledigheid die wij tegenkomen tijdens controle bij onze klanten:

  • Geslacht niet ingevuld. Iemand kan dan niet als heer of mevrouw worden aangeschreven, het wordt dan geachte heer/mevrouw. Dit helpt niet bij een persoonlijke benadering.
  • Achternaamveld gebruikt voor een bedrijfsnaam of bepaalde melding bijvoorbeeld ‘NIKS VERSTUREN’, ‘niet benaderen’, ‘niet bekend’, ‘geen klant meer’, ‘familie’, ‘relatie’, ‘overleden’, etc… Iemand waarvan het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer Tellingen NIKS VERSTUREN’, of ‘geachte mevrouw overleden’…
  • Tussenvoegsel in zowel het tussenvoegselveld als in het achternaamveld. Iemand waar het veld zo is ingevuld wordt aangeschreven als ‘geachte heer van van Tellingen’.
  • Straatnaam ingevuld in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte mevrouw Blokkade 2’
  • Bedrijfsnaam in achternaam veld. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Timmerbedrijf Enschede’
  • ‘Tellingen en/of’, of ‘Tellingen &’. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen en/of’
  • Achternaam met een klantnummer. Je krijgt dan bijvoorbeeld ‘geachte heer Tellingen 12334’
  • E-mailadressen die ingevuld zijn met ik@weethetniet.nl, on@bekend.nl, pieter@.nl

Reden genoeg om de basisgegevens op orde te krijgen, en eens heel nauwkeurig te kijken naar de huidige gegevens. Zorg ook dat iedereen die klantgegevens invoert, heel goed weet waarvoor deze informatie gebruikt wordt en hoe het ingevoerd moet worden.

Je kunt ook kiezen voor een geautomatiseerde oplossing via data quality leveranciers. Hiermee worden automatisch de juiste adresgegevens achterhaald van de mensen uit jouw relatiebestand. Bijvoorbeeld ook als ze verhuisd zijn.

Tip 3. Gebruik social media voor het opspeuren van e-mailadressen

Kijk of je met de ontbrekende relaties ‘geconnect’ bent via social media. Als dat zo is kun je daar vaak het actieve e-mailadres vandaan halen. Verwerk deze e-mailadressen vervolgens in je administratie of CRM-systeem.

Let op dat bij een Linkedin profiel vaak het zakelijke e-mailadres vermeld staat.

Tip 4. Stuur een uitnodigende kaart of brief

Stuur een kaart of brief aan de mensen van wie je het (actieve) e-mailadres niet hebt. Zorg voor een duidelijke en overtuigende reden waarom mensen zich willen aanmelden voor je nieuwsbrief. Doe ze een concreet aanbod en zorg dat ze gelijk iets krijgen.

Mijn voorkeur gaat uit naar iets gerelateerd aan jouw dienstverlening. Bijvoorbeeld een interessant e-book met financiële tips. Een staatslot kan ook goed werken, maar ik vind dat mensen zich dan om een verkeerde reden aanmelden. Het gaat om hun interesse in de informatie die jij biedt via e-mailcommunicatie. Die moet zo relevant zijn, dat iemand het wil ontvangen.

Zorg voor een efficiënt en volledig aanmeldproces via je website. Geef in de kaart of brief een unieke registratiecode waarmee men zich via je website kan aanmelden. Zorg voor een automatisch en persoonlijk bevestigingsbericht, waarin men de aanmelding kan bevestigen. En geef natuurlijk gelijk hetgeen je hebt aangeboden.

Geef ook alternatieve aanmeldingsmogelijkheden zoals:

  • Telefoonnummer dat ze kunnen bellen
  • E-mailadres om aan te melden
  • Antwoordkaart om per post terug te sturen

Maak het jouw relaties zo makkelijk mogelijk zich aan te melden.

Tip 5. Verzamel e-mailadressen tijdens ieder telefoongesprek

Zorg voor een cultuur waarin jij en al je collega’s bij ieder telefoongesprek het e-mailadres vragen of controleren. En registreer deze gelijk in je systeem.

Tip 6. Nabellen met een overtuigende boodschap

Als je relaties actief gaat (laten) bellen om hun e-mailadres te verkrijgen, kun je gebruik maken van een belscript. Zorg dat deze goed aansluit op je kantoor. Maak het geen strak ‘voorgeprogrammeerd’ vragenlijstje maar probeer het gesprek spontaan, persoonlijk en vrij te houden. Stel ook extra controlevragen op naam, adres en andere gezinsleden voor wie de nieuwsbrief ook interessant kan zijn.

Vraag mensen of ze op dit moment bepaalde financiële vragen hebben die je kunt beantwoorden, of maak een afspraak als daar behoefte aan is.

Tip 7. Maak je e-mailnieuwsbrief en/of interessant aanbod overal bekend

Neem in alle standaardcorrespondentie met relaties (zoals brieven, Outlook handtekening, social media, advertenties folders e.d.) een mogelijkheid op waarmee men zich kan aanmelden voor je nieuwsbrief. Verwijs naar de inschrijfpagina op je website.

3 voorbeeld teksten voor brief, advertentie e.d.:

Ontvang gratis financiële tips! Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

Meer inzicht in uw eigen financiële situatie? Lees elke <maand> onze gratis tips!

Ga naar {url van inschrijfpagina op website} en schrijf u gratis in voor onze nieuwsbrief.

 

Voorbeeld tekst op je LinkedIn profiel

Linkedin website instellingen

 Ga naar Edit profile -> klik op ‘edit’ bij websites en kies in de pulldown bij websites ‘other’. Vul daar bijvoorbeeld in:

‘Ontvang gratis financiële tips’

Gebruik de url van de inschrijfpagina in het rechter invulveld.

Tip 8. Maak van e-mailadressen verzamelen een team project met beloning

Pak het verzamelen van e-mailadressen projectmatig als team aan. Als je weet hoeveel e-mailadressen ontbreken, stel je een doel wanneer je deze wilt hebben verzameld. Maak van dit doel vervolgens hapklare brokken.

Stel, 1000 e-mailadressen ontbreken en jouw team bestaat uit 5 personen. Binnen 6 maanden wil je 90% van de ontbrekende e-mailadressen verzameln.

Dit betekent dat 5 mensen 900 e-mailadressen moeten verzamelen in ongeveer 24 werkweken (- 2 vakantieweken). Dat is 180 e-mailadressen per persoon, of 7 ½ per week. Dat maakt het lekker tastbaar en behapbaar.

Iedere week meten jullie de voortgang met elkaar. Voeg ook een wedstrijd of beloningscomponent toe. Bijvoorbeeld een e-mailpotje waarin vanuit het bedrijf 1 euro per nieuw e-mailadres wordt gestopt. Tel maandelijks de opbrengst, en ga met elkaar iets leuks doen als jullie je doel van de maand behaald hebben.

Zorg dat iedereen het belang van deze activiteit inziet voor het opbouwen van duurzame klantrelaties en de strategische marketingdoelstellingen van het bedrijf.

De directie kan dit extra versterken door het bij iedereen onder de aandacht te brengen via interne communicatie. En hieraan ook een afdelings- en persoonlijke doelstelling te koppelen.

Tip 9. Zorg op jouw website voor een aantrekkelijke nieuwsbriefaanmelding.

Zorg ervoor dat mensen zich op jouw website voor een nieuwsbrief kunnen aanmelden. Plaats deze aanmeldoptie in ieder geval op de homepage en op alle pagina’s waar nieuwsberichten staan. Bedenk hierbij dat mensen via een zoekmachine direct op een nieuwspagina binnen jouw website kunnen komen. Je wilt dat ze zich gelijk op die pagina kunnen aanmelden.

Zorg voor aantrekkelijke tekst en beeld die mensen overtuigt zich aan te melden. Verplicht mensen ook niet teveel gegevens in te vullen.

Hiernaast zie je een voorbeeld van een nieuwsbrief aanmelding. Voor een zo laag mogelijke drempel kun je iemand alleen met een e-mail adres laten aanmelden. Wil je iemand gelijk persoonlijk aan kunnen schrijven, heb je de gegevens zoals in dit voorbeeld minimaal nodig.

Hoe ga jij in 2014 meer e-mailadressen verzamelen?

Als je met deze 9 tips aan de slag gaat kun je snel groeien in het aantal e-mailadressen.

Natuurlijk zijn er nog tal van andere mogelijkheden om e-mailadressen te verzamelen. Heb jij andere succesvolle ervaringen of ideeën? Deel ze hieronder.

Voor meer informatie en ondersteuning kun je ook altijd contact opnemen met een van onze communicatiespecialisten. Wil je aan de slag met e-mail marketing dan helpen we je ook graag met maatwerk of kant en klare e-mail communicatieprogramma’s.

Inspiratie Trendrede 2014 voor financieel dienstverleners

 

“Delen is het nieuwe hebben”



Op 10 september 2013 is de TrendRede 2014 gepresenteerd door 12 Nederlandse toekomstdenkers. Hierin geven ze hun visie op toekomstige veranderingen in onze manier van leven, werken, consumeren en communiceren.

De TrendRede 2014 is opgedeeld in 3 delen:

Deel 1: Stuwmeer aan innovatie
Deel 2: Zelf organiserende dwarsverbindingen
Deel 3: Fluide Ecosystemen

Ieder deel zie je hieronder kort samengevat in (meestal) letterlijke bewoording van de TrendRede.  Iedere samenvatting is naar eigen inzicht aangevuld met aandachtspunten voor financieel dienstverleners.

De TrendRede 2014 begint met de volgende uiteenzetting:

“Ons land heeft een bloeiende economie, onwaarschijnlijk veel slimme mensen en een fantastische infrastructuur. Overal in Nederland ontstaan verrassende dwarsverbindingen en nieuwe ecosystemen. De stroom verbreedt zich. Een stuwmeer aan innovaties wacht op doorbraak. Mensen zijn aan het oefenen, ze bereiden zich voor op een nieuwe tijd, vanuit hun eigen energiebron. Iedereen staat met iedereen in verbinding en alle verbindingen geven betekenis aan, en vormen het ecosysteem waarin we ons bewegen.

Wie door die bril kijkt, ziet een krachtig weefsel dat dankzij vele dwarsverbindingen beschikt over kracht en inventief vermogen. Zo maken we de weg vrij voor niet alleen een frisse blik op de problemen van vandaag, maar vooral ook op de kansen van morgen.”

Samenvatting deel 1. Stuwmeer aan innovatie

Er is in Nederland een stuwmeer aan innovatie, wachtend op een doorbraak. Deze wordt nog vertraagd door aan elkaar gebreide regelgeving. De status quo is die van chaos, ontwrichting en onzekerheid. Er schiet steeds meer los en de vraag is welke weg die energie zoekt.

Op zoek naar echte vooruitgang
We zijn op zoek naar echte vooruitgang en verleggen onze focus van efficiency-denken naar echte toegevoegde waarde denken.

Complexiteit als bestaansrecht
Organisaties van de toekomst helpen ons wijs te worden uit de ontstane bureaucratie en regelgeving. Bedrijven en branches die hun ontstaansrecht ontlenen aan de complexiteit van ons sociale stelsel gaan langzamerhand verdwijnen.

Recht doen door dwars denken
De winnaars zijn de mensen en bedrijven die echt goed willen doen, in plaats van wat minder slecht. Het nieuwe tijdperk dat zich nu presenteert, richt zich op het aanpassen van de regels in plaats van de uitzonderingen op de regel, op open samenwerking in plaats van dichtgetimmerde patenten.

Systeemelastiek
Nieuwe technologie, een veranderde omgeving en een rijker menselijk bewustzijn dragen talloze mogelijkheden aan, die niet meer passen binnen de huidige knellende kaders en daarom hard botsen met het oude. Bestaande structuren beginnen te  wankelen en regelgeving wordt overtreden. Om het stuwmeer aan innovaties te laten stromen, is oprekken en vormverandering van bestaande systemen, structuren en regels noodzakelijk.

Van controle naar perspectief
Groei in betekenis komt centraal te staan. Geld gaat opnieuw zijn daadwerkelijk ondersteunende rol vervullen, die van overbrugger van verschillen, in plaats van zijn centrale plaats als motor van de economie. Dit als opmaat naar de tijd waarin we groei realiseren die in balans met natuur en leefomgeving is.

Technolotopia
Nieuwe technologie biedt ons de middelen om een wereld te bouwen die de oude overbodig maakt. De cyber-utopische houding kenmerkt zich door de overtuiging dat technologie al onze problemen gaat oplossen. De grootste uitdaging die
we als mensheid hebben is niet de techniek, maar de toepassing. Gaan we de nieuwe technologische mogelijkheden toepassen vanuit ons bestaande paradigma van consumptie en controle of vanuit menselijke maat en balans?

De deelgeneratie
Wat we op dit moment meemaken namelijk, is de overgang richting een revolutionaire sociale bronenergie. In het omarmen van de deel- en leeneconomie, wordt minder waarde gehecht aan bezit. Het gaat veel meer om de dagelijkse toegang tot producten en diensten.

Aandachtspunten voor jouw dienstverlening

  • Welke echte ‘maatschappelijke’ toegevoegde waarde biedt jij aan collega’s, klanten en zakelijke samenwerkingspartners en welke behoefte vul je hiermee in? Wat voor type klanten bedien je?
  • Werk jij samen met innovatieve partners met moderne systemen, structuren en regels om zo samen jouw klanten te bedienen? Focus jij je bewust op hoge performance partnerschappen?
  • Hoe zie jij de rol van geld? En hoe speel jij met dienstverlening in op klanten die groei in betekenis centraal stellen?
  • Hoe pas jij technologische mogelijkheden toe om deze toegevoegde waarde op een toegankelijke manier te bieden?
  • Sluiten jouw dienstverlening en producten aan op de nieuwe deel- en leeneconomie? Als je klanten bijvoorbeeld helpt een autoverzekering af te sluiten, houd je dan rekening met het uitlenen of gedeeltelijk eigendom van de auto. Of met het verzekeren van ‘inboedel’ voor materialen die met de buurt gedeeld worden? Help je klanten met informatie over deze vormen van gebruik in hun huidige verzekerde situatie? Wellicht is dat nog niet goed geregeld.

Samenvatting deel 2: Zelf organiserende dwarsverbindingen

De nieuwe maatschappelijke bronenergie staat centraal, in de vorm van zelforganiserende dwarsverbindingen. De revolutie voltrekt zich tussen de oren van de mens. De komende jaren draaien om bewustwording en acceptatie van een nieuwe bronenergie.

Zelforganisatie in plaats van macht van het instituut is de aansturing van een verandering. De nieuwe wereld groeit organisch. Vanuit zelforganisatie creëren we nieuw ecosysteem.

Eigen Kracht als bron
Van het voldoen aan de verwachtingen bewegen we richting persoonlijke zingeving. ‘Eigen Kracht’ is een van de meest genoemde nieuwe begrippen van onze tijd. De hoogste vorm van status is het hebben en bieden van werkelijke betekenis.

De revolutie van het zelf
De energie komt niet langer uit het grote collectief, maar uit onszelf. Zelforganisatie is de bronenergie van onze maatschappij. Het nieuwe uitgangspunt is dat eenieder zijn persoonlijke ecosysteem opbouwt en dat zelf zo goed als mogelijk gezond houdt.

Delen is krijgen
Het vrijgevochten ik van weleer kiest er in deze tijd voor om de verbinding aan te gaan. Geen verbinding vanuit afhankelijkheid, maar verbinding vanuit eigen kracht. Vanuit zingeving, in plaats vanuit controle.

Technologie, de grote facilitator
De enorme hoeveelheid beschikbare data (ook wel bekend als Big Data) helpt om beleid vanuit het individu op te bouwen – en om verbindingen te leggen waar die voorheen niet gemaakt konden worden.

Realistisch Positivisme
Er is gewoon sprake van vooruitgang en groei, alleen is die groei niet per definitie financieel. De nadruk ligt eerder op zelfbeschikking, authenticiteit en zingeving. Er is behoefte aan goedkoop geld, uitgeleend in vertrouwen, geïnvesteerd
vanuit realistisch optimisme.

Ondernemers organiseren ondersteuning door slimme verbindingen te leggen. Internet vormt het voertuig. Virtuele sociale netwerken vormen de beweging. Samen leiden ze tot een makerrevolutie. Productie, communicatie en distributie vallen vrij en worden door middel van technologie (de 3D-printer bijvoorbeeld) in eigen hand gehouden.

Verbinding is geen verbandje
Sturen op eigen kracht betekent niet dat we mensen laten aanmodderen en noodhulp bieden als het echt fout gaat. Het startpunt voor beleid is wél de kracht van het individu: het begint met wat mensen kunnen, in plaats van wat ze niet kunnen. Voortaan vragen we: ‘wat kun je zelf regelen en waar heb je hulp bij nodig?’

Aandachtspunten voor jouw dienstverlening

  • Hoe help jij mensen met het invullen van hun persoonlijke zingeving. Geef je financieel advies en/of service dat erop gericht is om ze te helpen dat te realiseren? Zoals bijvoorbeeld een Financieel Fitheidsprogramma.
  • Wat faciliteer je je klanten zelf te regelen? Online verzekeringen vergelijken en afsluiten, hypotheekberekeningen maken en deel van de gegevens voor een hypotheekaanvraag zelf invoeren, online een basis financieel plan maken, online testen hoe financieel fit iemand is?
  • Gebruik jij (of je samenwerkingspartner) technologie en data om individuele op maat gesneden service te bieden aan jouw klanten? Zoals gepersonaliseerde e-mail communicatie met voor de klant relevante informatie, op het juiste moment.
  • Speel jij een rol van betekenis om mensen te ondersteunen bij het verkrijgen of investeren van geld via snelgroeiende peer to peer virtuele sociale netwerken? Hier kunnen volledig nieuwe vormen van financiële dienstverlening gaan ontstaan. Wat te denken van financieel advies voor mensen die willen investeren in een project of onderneming via crowfunding (zie bijv. Kickstarter.com) of voor ondernemers die hier hun project aanbieden.
  • Weet jij aan welke hulp jouw klanten behoefte hebben, welke hulp bied je en weten jouw klanten dat je deze hulp kan bieden?

Samenvatting deel 3: Fluïde ecosystemen

In dit derde deel wordt dieper ingegaan op hoe deze stille revolutie zich ontvouwt. Dwarsverbindingen verbannen het lineaire denken naar de geschiedenisboekjes. Het circulaire denken doet zijn intrede. Van doodse kaders evolueren we naar vitale ecosystemen.

De vaarroute als anker
We kijken niet meer in ontzag tegen autoriteiten op, we kijken vrijelijk om ons heen. We stappen uit statische systemen en gaan dynamische verbindingen aan. We verlaten het idee dat er een lineaire weg is richting verbetering of vernieuwing.

De dynamiek van het proces en de tijdelijke verbinding nemen de plaats in van in staal verankerde zekerheden. Eerder dan het anker moet de vaarroute het houvast leveren.

Asynchrone Wederkerigheid
Hoe rijker de samenwerking, hoe waardevoller de immateriële beloning. Samenwerking is een vorm van wederzijds belonen. Er wordt via gelegenheidsformaties duurzame waarde gecreëerd zonder dat er geld rond gaat. Mensen helpen elkaar in ruil voor erkenning, status, of gewoon omdat het leuk is. Nieuwe ecosystemen groeien op niet-tastbare waarde, op sociaal kapitaal. De inzet van sociale netwerken betekent dat we niet meer gebonden zijn aan traditionele economische beperkingen als tijd, plaats en middelen.

Van Big Brother naar Kafka?
Was ooit kennis de sleutel tot verbetering, in een tijd waarin sprake is van een overdaad aan kennis, weet niemand meer wat waarheid is. Onze angst moet niet Big Brother zijn, maar Het Proces van Kafka: dat we ergens van beschuldigd worden zonder te weten waarom en op basis van welke informatie.

Van maakbaarheid naar maak er wat van!
De opdracht voor de komende jaren is om te maken wat maakbaar is en te accepteren wat niet maakbaar is. Wij zien de opkomst van een nieuw ‘Que Sera’-gevoel.

Het grote loslaten
Het grote loslaten is begonnen. Jongeren hoeven geen auto, dertigers geen carrière, ouderen geen reanimatie. Het adagium ‘maak je eigen leven’ verandert in ‘maak wat van jouw leven!’. Niet wat je overkomt is het belangrijkste, maar wat je ermee doet. Van controleren gaan we naar improviseren.

Dwarsverbinden
Het geheel zien en vanuit eigen kracht en een gedeeld gevoel van richting een dynamische verbinding creëren, indien nodig tot ver over de landsgrenzen.

Aandachtspunten voor jouw dienstverlening

  • Wat is jouw vaarroute? Wat is jouw ultieme persoonlijke en zakelijke zinsgeving? En dat van collega’s, klanten en andere relaties?
  • Gebruik jij sociale netwerken om sociaal kapitaal op te bouwen? Zoals het Social Finance Platform waar je in besloten groepen zakelijk kunt samenwerken aan projecten en kennis kunt delen.
  • Is jouw dienstverlening altijd en overal beschikbaar voor klanten, collega’s en partners, onafhankelijk van plaats en tijd?
  • Wat maak jij van jouw leven…. en waarmee draag je bij aan het leven van jouw klanten, collega’s en andere relaties?

Bouw jij mee aan de nieuwe financiële wereld?

Hoe zie jij de nieuwe financiële wereld? Welke betekenisvolle rol wil jij daarin spelen en hoe ga je dat bereiken? Welke kansen zie jij vanuit de visie beschreven in de TrendRede 2014?

Ik nodig je graag uit jouw ideeën en ervaringen te delen. En samen te bouwen aan een duurzame en gezonde nieuwe financiële wereld! Reageer hieronder, via Linkedin, Twitter, Google+ of neem contact met ons op via e-mail.

Meer weten over de TrendRede 2014?

Download de volledige TrendRede 2014 of bekijk de video opnamen.

 

Lees ook meer over de Trendrede 2013